Entre tantas tareas pendientes y más cerca se encuentra el final del semestre, es altamente probable que te sientas muy abrumado, además de sentirte estresado por no olvidar hacer alguna tarea o proyecto importante.
Es por ello que David Allen, consultor e instructor de productividad, creó una metodología llamada GTD (Getting Things Done) para planear y organizar tus tareas para completarlas de forma efectiva. Se basa en la idea de que debemos sacar todas las cosas que tenemos pendientes en nuestra cabeza, ponerlos en papel o de forma digital para ya no pensar en ellos y así enfocarnos mejor en cada uno y así poder completarlos con éxito.
El método GTD se divide en 5 pasos:
Paso 1: Capturar
Lo primero que tienes que hacer es sacar todos los pendientes de tu cabeza y ponerlos en una base de datos, la cual puede ser física o digital. Si eliges irte por la primera opción, puedes usar un papel o una libreta para apuntar todas las tareas, eventos y cosas que tienes que hacer en el futuro. Si escoges la segunda opción, puedes usar tu celular, computadora o tableta y lo puedes poner todo en aplicaciones como Notion o si eres una persona más simple, Word o Google docs. Honestamente, para el método de GTD te recomendaría que uses alguna plataforma digital ya que te será un poco más incómodo hacerlo todo en papel.
En la base de datos deberás poner todas las tareas que tienes pendientes, todos los eventos del próximo mes o incluso aquellos que sucederán dentro de 1 o 2 años, proyectos finales de la escuela, exámenes, citas de dentista, en fin, absolutamente todo lo que tengas que hacer en el futuro cercano o no tan cercano.
Es importante que en este paso únicamente te enfoques en poner todo aquello que tienes que hacer y no en organizarlo/clasificarlo, ya que eso vendrá más adelante.
Paso 2: Procesar
Luego de capturar todas las entradas en la bandeja de entrada, es hora de procesarlas, o bien, de revisar y evaluar las tareas para definir si son tareas que debemos hacer o desechar. A continuación te dejo un mapa del proceso:
La primera pregunta que te puedes hacer es: “¿Puedo hacer algo ahora?” Si la respuesta es sí, ahora te podrás preguntar “¿Es algo que se puede hacer en un solo paso o necesito varios pasos para llevarla a cabo?” Si es algo sencillo como sacar el pollo del congelador o poner a cargar tu celular, en general, cosas que no te tomen mucho tiempo, es mejor hacerlo y quitarlo de tu lista, ya que no vale la pena tenerlo y quitarás un pendiente de tu lista.
Muchos dicen que si te toma menos de 2 minutos hacerlo, es mejor llevarlo a cabo que dejarlo en tu lista. Esto es cierto, sin embargo yo creo que hay actividades que probablemente te lleven más de 2 minutos hacer pero que de todos modos son sencillas de realizar, así que yo prefiero hacer la pregunta de ¿Es una tarea sencilla y que tomará más tiempo planearla que ejecutarla? en lugar de si es algo que tomará menos de 2 minutos realizar.
Ahora, en caso de haber respondido no a la pregunta inicial: “¿Puedo hacer algo ahora?” podemos desecharla, ya que no podemos hacer nada, pero también podemos “congelar” o como se dice en ingles “put on hold”, ya que probablemente debe suceder algo antes de eso para poder llevarla a cabo.
Digamos que tienes apuntado “Entrega de proyecto final en un mes”. Es algo que probablemente aún no hayas terminado o que no hayas empezado, además de que muy posiblemente es algo que no sólo dependerá de ti, sino que dependerá que de qué tanto avancen en conjunto con tu equipo. Deberás tener presente la fecha de entrega pero primero se debe realizar para poder entregarlo. Es por ello que este evento lo pondrás “en hold” pero teniendo presente la fecha de finalización y entrega.
Paso 3: Organizar
El paso 2 y 3 van de la mano, ya que mientras vas procesando las tareas vas categorizándolas según su prioridad, contexto o vencimiento. En este punto, deberás tener en tu lista únicamente aquellas entradas que su ejecución es más tardada que su planificación, o en palabras sencillas “toman más de 2 minutos hacer”.
Aquí es donde entra en juego el calendario donde podrás registrar cuándo y a qué hora harás cada una de las tareas. Si es un proyecto dividido en varias partes incluso podrás usar herramientas como los tableros kanban para llevar un control del progreso de cada parte del proyecto.
Aquí también es donde deberás agrupar cada tarea con respecto a la temática, o bien, contexto. Todas las tareas que sean relacionadas con la escuela las podrás agrupar dentro de una carpeta, la cual tendrá más subcarpetas por cada materia. Podrás tener otra carpeta con tareas relacionadas con tu trabajo y otras de tu vida personal. Esto es algo que ya tú podrás definir de acuerdo a tus necesidades. Tener diferentes listas contextuales te ayudará a tener todo clasificado según el contexto en lugar de ver una lista gigante de cosas por hacer.
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Veamos algunos ejemplos:
Digamos que uno de tus pendientes es “Llevar a lavar el carro”.
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¿Puedo hacer algo? Sí
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¿Tomará solo un paso? No, ya que primero debes llevar el carro, verificar que hay disponibilidad para que lo laven, esperar mientras lo lavan y por último pagar por el lavado.
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¿Llevará 2 minutos o menos? No, ya que llevarlo y esperar podrá variar, además de que depende de la cantidad de autos antes del tuyo.
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¿Llevar el auto dependerá solo de mi? Sí, por lo que podrás agendar un día y hora en tu agenda para hacer tiempo para llevar el carro a lavar sin prisas.
Aquí otro ejemplo:
Supongamos que una de tus entradas es “Entrega de proyecto final en equipo de Finanzas”.
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¿Puedo hacer algo? Sí
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¿Tomará solo un paso? No, ya que primero debes ver qué necesitas hacer, dividir qué parte hará cada integrante, unir todas las partes del proyecto y por último entregarlo.
Luego, tocará dividir el proyecto en tareas como: hacer la introducción, el desarrollo, la conclusión y todo lo que requiera el proyecto.
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¿Depende sólo de mi? No, ya que es un trabajo en equipo, por lo que dependes de que cada quien complete su parte para poder unirlas todas y entregar el proyecto, es por ello que podrás delegar cada una de las tareas donde cada quien hará una parte y podrás poner el proyecto “en hold” ya que no lo podrás entregar hasta que esté todo completo.
Paso 4: Revisar
El sistema GTD no es simplemente poner todos los pendientes dentro del sistema y olvidarte de él, sino que debes revisarlo constantemente para asegurarte de que estás al día con tus tareas y que no hay algo que estés olvidando. Es decir, marcar como hecho todo lo que esté completado, organizar las tareas dentro de su categoría correspondiente y agregar más entradas dentro del sistema conforme surjan.
Paso 5: Hacer
Ahora, es hora de dejar de planificar y hacerlo! Ya tienes un sistema de organización bastante robusto que te ayudará a decidir qué tarea debes completar dependiendo de cómo definas su importancia o dependiendo del contexto en el que te encuentres en ese momento.
Algunas recomendaciones para que el sistema continúe funcionando. Puedes hacer esto cada semana:
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Al principio de cada semana, introduce todas aquellas tareas que deberás completar a lo largo de la semana
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Categoriza cada una de las entradas en su carpeta correspondiente, es decir hacer el paso 2 y 3
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Revisa que hayas marcado como completadas todas aquellas tareas que ya se llevaron a cabo durante el día y semana
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Revisa aquellas tareas que habías puesto “en hold” para checar si ya hay algo que puedas hacer. Si se trata de trabajos en equipo, puedes supervisar qué tanto han avanzado y evaluar cuánto falta para completar el proyecto.
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Revisa si está actualizado tu calendario y que no hay nada que te haga falta por agregar
